http://dx.doi.org/10.35381/r.k.v7i1.1810

 

La auditoría financiera como recurso empresarial sofisticado que genera valor agregado en las organizaciones

 

Financial auditing as a sophisticated business resource that generates added value in organizations

 

 

 

 

 

Vanessa Silvana Córdova-Valverde

vanessa.cordova.69@est.ucacue.edu.ec

Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Cuenca

Ecuador

https://orcid.org/0000-0002-4381-6136

 

Myriam Alejandra Montero-Cobo

miriam.monteros@ucacue.edu.ec

Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Cuenca

Ecuador

https://orcid.org/0000-0002-4913-1998

 

 

 

 

 

Recibido: 02 de febrero 2022

Revisado: 20 de marzo 2022

Aprobado: 15 de mayo 2022

Publicado: 01 de junio 2022

 

 

 

 

 

RESUMEN

La globalización acelerada, influenciada sobre todo por los avances tecnológicos, está llevando a las empresas a planificar sus operaciones y buscar estrategias que contribuyan a mantenerse en el mercado siendo más eficientes en el uso de recursos. Bajo este escenario, se analiza el problema de cómo mejorar la productividad de las empresas industriales. En este contexto, el objetivo de la presente investigación consiste en diseñar un programa y guía de auditoría de las cuentas de costos y gastos en la empresa Lácteos San Antonio C.A. para el mejoramiento de la productividad. Se empleó la investigación descriptiva. Los resultados obtenidos demuestran que la empresa no realiza un análisis técnico respecto de los costos, gastos y recursos empleados, en relación con lo indicado, se propone establecer áreas de prioridad, frecuencias de procesos, utilización de recursos y gestión de resultados.

 

Descriptores: Productividad; auditoría; costos; gastos; análisis. (Tesauro UNESCO).

 

 

 

 

ABSTRACT

Accelerated globalization, influenced mainly by technological advances, is leading companies to plan their operations and seek strategies that contribute to staying in the market by being more efficient in the use of resources. Under this scenario, the problem of how to improve the productivity of industrial companies is analyzed. In this context, the objective of this research is to design a program and audit guide of the cost and expense accounts in the company Lácteos San Antonio C.A. for the improvement of productivity. Descriptive research was used. The results obtained show that the company does not perform a technical analysis of the costs, expenses and resources used. In relation to this, it is proposed to establish priority areas, process frequencies, resource utilization and results management.

 

Descriptors: Productivity; audit; costs; expenses; analysis. (UNESCO Thesaurus).

 

 

 

 

 

 

 

INTRODUCCIÓN

En América Latina el 2020 ha sido uno de los años más complicados, la pandemia del COVID-19 ha generado grandes impactos en su economía, se han perdido millones de empleos y la pobreza se ha incrementado, el producto interno bruto (PIB) ha caído en 7.4% en este año, es el porcentaje más alto desde que se tiene registros, como consecuencia de las medidas que impulsaron los gobiernos en la región con el propósito de mitigar los efectos de la pandemia (Banco Interamericano de Desarrollo (BID), 2021).

Sin embargo, se estima una recuperación en el 2021, a partir de la vacunación de la mayor parte de la población y con ayuda de los gobiernos, quienes tendrán que efectuar reformas y ajustes a sus políticas, que posibiliten la sostenibilidad fiscal, monetaria y financiera y el incentivo a las empresas con reformas sectoriales, a efectos de lograr el incremento de la productividad y el crecimiento económico.

Bajo este escenario, las empresas ecuatorianas reportan niveles moderados de crecimiento económico, como consecuencia de un nivel bajo de productividad, excesiva carga impositiva, limitaciones a créditos, altos costos logísticos y efectos de algunas políticas sociales, entre otras (López-Ch, 2017). Para tratar de mitigar este efecto es necesario que las empresas generen información confiable y oportuna que les ayude a tomar las mejores decisiones.

Por otro lado, la globalización acelerada influenciada sobre todo por los avances tecnológicos, está llevando a las empresas a planificar sus operaciones y buscar estrategias que contribuyan a mantenerse en el mercado, siendo más eficientes en el uso de sus recursos, debido al importante número de competidores que luchan por ganar participación y contar con un mayor número de consumidores, la vida de los bienes es cada vez más corta por lo que las empresas deben innovar de forma continua, con este propósito, mejorar la productividad de las mismas es una de sus principales estrategias, no obstante, no es la única.

En este contexto, a la productividad se la podría entender como la relación que existe entre lo que produce una compañía y los materiales destinados a la misma, la productividad no es una medida de la producción, es una medida que ayuda a determinar lo bien que se combinan y utilizan los recursos para obtener los mayores resultados esperados (Lara, 2013). Por lo tanto, se puede decir que con un análisis adecuado de los costos que ayuden a determinar deficiencias en su aplicación, se obtendría un mayor impacto en las utilidades que con un incremento en las ventas.

El identificar sus ventajas competitivas les dará a las organizaciones la guía para elaborar productos o servicios apreciados por los consumidores. Es fundamental para ello que las empresas puedan clasificar, analizar, acumular, controlar y asignar los costos de manera adecuada para cada proceso que llevan a cabo, el determinar sus costos y comprender sus componentes es importante, de esta manera tendrá un mejor control, y precios más competitivos que les permitirán sobrevivir en la economía globalizada en la que se encuentran inmersas.

En el Ecuador, el sector lácteo tiene gran importancia para la economía, pues genera varias fuentes de trabajo en toda su cadena productiva, para Lácteos San Antonio C.A. empresa localizada en el austro del Ecuador (dedicada a la producción y comercialización de productos lácteos), identificar desventajas en sus costos, se ha vuelto una gran necesidad, para ello, establecer un correcto procedimiento de programas de evaluación y lineamientos que le ayude a determinar oportunamente estas deficiencias puede ser una gran alternativa, pues la industria láctea a nivel nacional está comprometida con la innovación y desarrollo, elaborando productos nutritivos, saludables y con óptimos estándares de bioseguridad, en este mercado el nivel de competitividad es muy grande, y más aún en estos momentos en los que la economía del país se ha visto bastante afectada por la pandemia de COVID-19, lo que ha provocado cambios en los hábitos de consumo, exigiendo mayor calidad a menores precios.

Por lo tanto, el presente estudio tiene como objetivo: diseñar programas y guías de auditoría de las cuentas de costos y gastos en la empresa Lácteos San Antonio C.A. para el mejoramiento de la productividad.

 

Referencial teórico

La productividad en la industria manufacturera: indicadores de desempeño

La industria manufacturera es aquella que se dedica a la transformación de distintas materias primas en nuevos productos, que pueden ser utilizados como materia prima para otra industria o productos listos para su distribución y consumo, por los distintos grupos económicos, este tipo de industrias pertenecen al sector secundario de la economía, pues transforman la materia prima que se genera en el sector primario de la misma, dentro de la actividad manufacturera se puede encontrar desde empresas muy pequeñas, hasta compañías multinacionales, siempre que se cuente con la fuerza de trabajo, las máquinas y las herramientas que posibiliten el desarrollo de las actividades.

Cabe destacar, que la primera vez que se habló de productividad fue en el siglo XVII, como una necesidad de los talleres de manufactura, que trataban de incrementar el número de productos fabricados, posterior a ello la incursión tecnológica en las empresas manufactureras y la aparición de las máquinas eléctricas, llevo a desarrollar sistemas de administración y control que facilitan la medición de sus recursos y resultados. El sistema de costos fue uno de los primeros en desarrollarse, este evaluaba los costos de los productos analizando el consumo de materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricación, luego se dio el desarrollo de los sistemas contables y financieros (Gutiérrez-Pulido, 2010).

El concepto de productividad ha evolucionado a lo largo de los años, así como la manera de medirla, evaluarla y mejorarla. Aunque este concepto se ha interpretado de muchas formas ninguno de esos ha dejado de utilizarse, sino se han complementado con conceptos diferentes. En la literatura especializada se evidencian varios conceptos de productividad, los mismos la definen como la administración adecuada de los recursos en una economía de bienes o servicios, mide la eficiencia en su manejo y si se cumplen los objetivos y las metas esperadas (Martínez-De Ita, 2008)

Para (Robbin & Judge, 2017), la productividad es el análisis del comportamiento de una organización, a través del cumplimiento de objetivos y metas, mediante la elaboración de productos al menor costo posible, lo que requiere de eficiencia, uso adecuado de los recursos y eficacia, la capacidad que posee la empresa para conseguir esos resultados en los procesos.

Uno de los conceptos más trabajados por las empresas manufactureras en la actualidad es el método Kaizen, es una palabra japonesa que significa mejoramiento continuo, que tiene por propósito lograr un cambio positivo que fomente la creatividad y las habilidades de las personas, para buscar soluciones a distintos problemas, en el caso de las empresas el objetivo es maximizar la producción, disminuyendo las ineficiencias en sus procesos a través de la mejora constante del aparato productivo, y disminuyendo las actividades que no generan valor, con la intención de incrementar su competitividad en el mercado (Valdiviezo-López et al. 2021).

Una de las mejores maneras de determinar qué tan productiva es una compañía, es con el uso de indicadores de desempeño, los mismos que miden la eficiencia del uso de los recursos y ayudan a la organización en la toma de decisiones, con el propósito de optimizar recursos y obtener los mejores resultados esperados. Hay diversidad de indicadores que se pueden aplicar en todos los ámbitos de la sociedad, todos ellos son muy útiles, pues facilitan el análisis de distintas aéreas de desempeño, desde distintos enfoques, como puede ser la productividad del trabajo, del capital, del uso de materiales y el valor agregado:

En la productividad del trabajo, uno de los indicadores de gran ayuda son los de eficacia y eficiencia, estos permiten determinar en qué medida se consiguieron los resultados esperados en la empresa, el indicador de eficacia está relacionado en lo que se debe hacer en el proceso para obtener los mejores resultados, por su lado el de eficiencia mide el rendimiento de los recursos utilizados, determina el cómo se hicieron las cosas y cómo se usaron los recursos (Favela-Herrera et al. 2019). De igual manera, medir la experiencia del empleado en el área de trabajo, observarlo a lo largo del tiempo en las actividades realizadas, ayudará a la organización a reconocer sus capacidades y sus deficiencias en el área determinada, de tal manera que se pueda aprovechar de mejor manera este recurso.

De la misma forma, los ingresos por empleado es otra herramienta analítica significativa porque ayuda a medir la eficiencia con la que una empresa en particular dirige a sus empleados, una empresa quiere la proporción más alta de ingresos por empleado, ya que esto indica una mayor productividad. El ingreso por empleado también sugiere que la misma está utilizando sus recursos de manera inteligente, en este caso, su inversión en capital humano, al desarrollar trabajadores altamente productivos, posibilita que los ingresos por empleado sean más rentables.  

Por otro lado, en la productividad del capital, el retorno de la inversión es una excelente métrica, ya que mide la relación entre la utilidad obtenida por la empresa y el capital invertido. Se llama ROI por sus siglas en inglés (Return on Investment), analiza los estados financieros de la empresa, si el valor es positivo, significa que ha recibido beneficios económicos de la inversión, si es menor o igual a 0, significa que los inversores están perdiendo dinero (Cuevas-Villegas, 2001).

Asimismo, el índice de rentabilidad es una herramienta financiera que indica si una empresa genera ingresos al comparar diferentes áreas de negocio, como gastos operativos, utilidades y pérdidas. Balance de activos, patrimonio. Flujo de caja e impuestos. Algunos rendimientos deben ser lo más altos posible, mientras que otros, pueden mantenerse bajos. Por su parte, el índice de margen de utilidad bruta calcula qué tan rentable puede ser vender el inventario o mercancía en una empresa. Muestra cuánto gana una empresa considerando los costos necesarios para producir sus bienes y servicios (Ceballos-Ramírez, 2017).

En este orden de ideas, el valor agregado en las organizaciones juega un papel muy importante, porque crea una ventaja adicional, y puede hacer la diferencia para seguir sobreviviendo en el mercado, y dentro de este marco, las capacidades necesarias para crear, adquirir, adaptar y utilizar los nuevos conocimientos pueden analizarse como un elemento estratégico para cambiar el nivel competitivo de la organización. Las empresas, al estar en el centro del proceso de innovación, dependen de estas capacidades para obtener una ventaja competitiva, sostenible y acumulativa (Ceballos-Ramírez, 2017).

Cabe señalar que los indicadores de calidad generan mediciones de tipo tangible y medible, que permiten valorar la calidad de los procesos, productos y servicios, para garantizar la satisfacción del cliente, es decir, miden la obediencia de las especificaciones establecidas para una actividad o proceso específico (Gutiérres-Pulido, 2020).

Los indicadores de gestión, por su parte, miden globalmente el resultado final de las actividades de la empresa, con base en un criterio que cumple con el nivel de calidad y las metas esperadas y deseadas de la empresa. El índice de satisfacción del cliente, es la metodología de encuesta de satisfacción del cliente más directo. Mide su satisfacción respecto de una empresa, compra o interacción. La tasa de crecimiento de las ventas es un índice importante, ayuda a las empresas en la toma de decisiones basándose en datos. Si esta relación es más baja que en períodos anteriores, esto puede indicar que el equipo de ventas debe adoptar un enfoque diferente para impulsar el crecimiento de los ingresos. Mientras que, una tasa de crecimiento de ventas alta es una buena señal para las partes interesadas de la empresa (Recalde et al. 2018).

 

 

La auditoría de costos como herramienta para mejorar la productividad en las industrias

Una de las mejores maneras de medir la productividad en las empresas industriales, es a través de una auditoría de costos y gastos que ayude a determinar las deficiencias que pudiesen darse en los procesos productivos, esta auditoría se lleva a cabo para determinar qué actividades se están realizando según lo previsto, cuáles no se han llevado a cabo y cuáles son susceptibles de mejora, para permitir un estado actualizado y correcto de la situación financiera y contable de la entidad. Una definición del término auditoría, en su sentido amplio y general, puede ser el proceso sistemático de controlar, verificar y examinar una actividad particular, con el fin de realizar una estimación, con base en la capacidad de respuesta relativa de cierta información y documentos, y la medida en que el resultado de esta actividad se corresponde con normas o criterios preestablecidos (Montaño-Hormigo, 2014).

La auditoría es una herramienta imprescindible para la buena gestión en empresas de todo tipo y para llevar a cabo esta actividad que es de gran importancia, la auditoría financiera es de gran ayuda, pues esta se ejecuta mediante un proceso sistemático que permite analizar cuidadosamente si las cuentas contables presentadas en los estados financieros de la organización se gestiona de acuerdo con los lineamientos marcados por la gerencia y si estos están en correspondencia con los principios de contabilidad. Su objetivo es reducir la tasa de errores contables que una empresa refleja en sus estados financieros, con la intención de determinar la razonabilidad de las cuentas, dicha auditoría podrá ser ejecutada por un auditor interno o externo a la empresa (Sierra-Molina et al. 2014).

Esta auditoría también actúa como una consultoría que permite comprobar que tan confiables son los documentos contables y a través de este proceso, es posible ver si existe una brecha entre la teoría y la práctica, así como comprender qué se debe hacer para asegurar que los recursos sean utilizados de la forma óptima, lo que permitirá alcanzar las metas establecidas. La auditoría debe ser:

 

Etapas de la de auditoría financiera aplicada a los costos de producción

Planeación: esta etapa es una de las más transcendentales, pues guiará sobre los procesos, controles o acciones a ejecutar en la auditoria, el propósito y el alcance que tendrá la misma y los métodos a utilizar.

Preparación: en esta etapa ya se sabe que se va a hacer y quien, se desarrollan listas que permitirán el control y registro de la información recolectada, la misma que debe ser de calidad para cada proceso.

Ejecución: en este paso se desarrolla la auditoría y se pone en acción lo identificado en los pasos anteriores, cronograma, procedimientos, checklist, etc. Se monitorea, y aquí es donde se recopila la evidencia, comienza el desarrollo del informe y se emiten las conclusiones y recomendaciones.

Finalización y seguimiento: este paso es necesario para realizar una auditoría que genere valor para la estrategia y operaciones de la empresa, siendo fundamental la entrega del informe final, es el cierre formal de la auditoría, en esta se expresa la situación real de la compañía y se emiten las recomendaciones, que son sujetas de análisis que ayudarán a tomar decisiones que permitan mejorar los hallazgos.

Con base en lo indicado, la auditoría financiera es la mejor herramienta para evaluar los costos pues esta facilita la evaluación de los distintos criterios que una industria utiliza para registrar, acumular, distribuir y controlar los costos de producción, profundizando el análisis de los mismos que permiten determinar el precio de venta y los márgenes de rentabilidad esperados; errores cometidos en los criterios de asignación de los costos pueden generar información errada y, por consiguiente, toma de decisiones inapropiadas, pues la rentabilidad está relacionada con los costos de producción, de operación y el margen de utilidad sobre el precio, la auditoría de costos permitirá el aseguramiento de la información y ayudara a determinar a tiempo inconsistencias (Rincón-Soto, 2009).

En la actualidad los avances tecnológicos están generando nuevas formas de administrar las finanzas, el control y la gestión del riesgo en las empresas, lo que ha generado cambios significativos sobre los conceptos tradicionales de auditoría, el uso cada vez más generalizado de herramientas tecnológicas como son los big data que permiten analizar grandes cantidades de información de forma más segura que facilitara el análisis, gestión del tiempo y estandarización de los archivos de trabajo, estos nuevos avances involucran directamente a los contadores y auditores para reforzar la transparencia de estos procesos, pues una auditoría no es solo un proceso mecánico.

Sino que implica el juicio profesional y sólido del auditor, el conocimiento de estas nuevas herramientas tecnológicas permitirá a los auditores fortalecer los procesos de auditoría y mejorar los hallazgos, pues el análisis se realiza al total de los datos sin necesidad de muestras, lo que permite auditorías de mayor alcance y análisis más profundos, como resultado de las auditorias de costos las empresas podrán tener reportes más confiables que les permitirá tomar mejores y oportunas decisiones, es por ello que realizar una auditoría de costos puede ser la diferencia para mejorar sus rendimientos.

Los costos y su importancia para la toma de decisiones

Las herramientas de apoyo son importantes para gestionar las mejores decisiones para las compañías industriales de hoy, y más aún en tiempos de crisis global como la que se está atravesando como consecuencia de la pandemia de COVID-19, es por ello, que las empresas tienen que reinventarse constantemente para no perder su posición en el mercado y mejorar la misma, por lo tanto, es necesario tomar acciones y decisiones con datos actualizados de forma estratégica recopilada y analizada en distintas áreas de la organización, una de las más importantes sin duda son los costos, pues es en donde se concentran la mayor cantidad de recursos de una empresa industrial, por lo tanto, determinar estrategias que permitan reducir los mismos podría generar un incremento en la rentabilidad.

Es conveniente entender el término asociado al costo, las empresas consideran como costos de producción a todas las erogaciones de dinero necesarios para la fabricación de un bien o la generación de un servicio, dentro de estos están los elementos más significativos del costo que suele incluir la materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación, una adecuada gestión de costos evita inconvenientes asociados con la subvaloración del inventario, la fijación de precios de venta, la planificación de beneficios y, en general, en los procesos financieros.

La distinción entre costo y gasto es fundamental, la característica distintiva es que los gastos, en general, no se recuperan en el tiempo, lo que, si sucede con los costos, a pesar de que, los mismos en el momento de aplicarlos no representen ingresos de dinero, estos pueden mantenerse en el tiempo en la cuenta de inventarios en los estados financieros (Jiménez-Luna et al. 2020). Los sistemas de costos son técnicas, métodos y procedimientos que utilizan las empresas para determinar y analizar sus costos en distintos procesos de la organización, como son:

El sistema de costos por órdenes de producción: este es el sistema que utilizan las empresas cuando trabajan en diferentes órdenes para cada cliente, y tiene especificaciones de cada uno de ellos son diferentes para cada orden, por lo que se hace difícil la generalización, los costos y la manera más adecuada de agruparlos es por cada orden producida.

Sistema de costos por procesos: se emplea en empresas que fabrican en serie, es decir, producen bienes en grandes cantidades utilizando procesos estandarizados, lo que facilita la agrupación y acumulación de los costos por cada proceso, por lo cual se puede calcular un costo promedio del producto o servicio.

El sistema de costeo estándar: consiste en establecer el costo unitario y total de los bienes producidos por cada centro de producción, antes de producirlos, es una técnica en la que se realizan las etapas de planificación, coordinación y control del proceso administrativo y productivo integrado, tomando en cuenta los respectivos factores de materias primas, mano de obra y costos indirectos del proceso de producción. Las características más significativas de este sistema de costeo es que el costo está anticipado, por lo que es una herramienta útil para elaborar un presupuesto de la orden.

Sistema de costos estimados: a través de este sistema de costos se puede dar razonabilidad para predefinir costos de producción, costos de materiales proyectados, mano de obra indirecta y producción. Al invertir en una unidad o un producto, su objetivo principal es proyectar el costo de un producto. Este tipo de sistema se basa en predicciones, es decir, en opiniones, experiencias de vida o del pasado, no obstante, no constituye una recopilación científica de datos.

Modelo de costos ABC: este es un modelo de costos que distribuye los mismos con base en las actividades que se desarrollan en la empresa. Estas actividades suponen costos que consumen recursos, este sistema utiliza indicadores físicos y monetarios con relación a los distintos inductores o factores, como la duración y la intensidad de la actividad (García-Colín, 2008).

 

 

Control de los elementos del costo

Los elementos del costo son aquellos mediante los cuales se obtiene una producción específica y pueden determinarse los costos unitarios de los productos y con base en estos fijar un precio de distribución, los elementos más analizados son, los materiales directos, mano de obra y los costos indirectos de fabricación, el análisis de estos elementos se sustenta en indicadores como es el de materia prima, que permite evaluar la relevancia que tiene la adquisición de las materias primas con un proveedor específico versus lo que cuesta su conversión en un producto terminado.

De allí la importancia de analizar a los proveedores basándose en el precio, calidad y servicio; no realizar compras en cantidades inapropiadas y sin una programación, que por su poca rotación se caduquen o pasen de moda, lo que generaría impactos económicos en los resultados; llevar el control de los consumos es indispensable es la única manera de determinar si la materia prima está siendo bien empleada en la producción.

Otro indicador de gran importancia es la medición de la eficiencia de la mano de obra, este indicador es muy significativo, ya que mide el grado de industrialización del sector. Cuanto menor el nivel tecnológico del sector, mayor es el uso de mano de obra. Tener mano de obra especializada en cada una de las actividades hará que las mismas sean más productivas, generando menores costos. Por otro lado, es muy importante analizar el indicador de medición del desperdicio, este permitirá determinar en qué porcentaje las materias primas y la mano de obra no están siendo bien utilizadas, el propósito es determinar si ese desperdicio es necesario en el proceso productivo o está generando pérdidas a la empresa (Zapata-Sánchez, 2019).

 

 

 

 

 

METODOLOGÍA

El alcance de este estudio fue descriptivo - explicativo, lo que permitió recopilar e interpretar la información obtenida de los costos y gastos de la empresa, con el propósito de determinar si los mismos se utilizaron de la forma más eficiente, de manera que los resultados financieros alcanzados sean los mejores, La finalidad de la investigación fue transversal, por lo tanto, el levantamiento de datos se realizó en un periodo específico de tiempo (Hernández-Sampieri et al. 2014).

Entre las técnicas usadas estuvieron la observación, que permitió tener una visión general del negocio y sus procesos productivos, la entrevista y encuesta, basadas en una guía de preguntas y en un cuestionario respectivamente, los mismos que fueron validados por siete expertos, obteniendo como resultado una calificación de 0.86, mediante la aplicación del alfa de Cronbach, con el propósito de obtener información sobre los procesos contables, método de costeo, proceso productivo, distribución de los costos y manejo de materias primas. Se consideró como unidad de análisis a la empresa Lácteos San Antonio C.A. y se estableció como universo de estudio a 30 personas, entre directivos de la empresa y empleados de los departamentos administrativo y de producción.

 

RESULTADOS

El diagnóstico se realizó en tres secciones: entorno del negocio, ventas y utilidad, sistemas de costos y proceso de compras. Los principales resultados se presentan a continuación:

Ante la pregunta, si la organización cuenta con una política contable y un manual de procesos de gestión, control de costos y control de desperdicios, el 100% de los encuestados respondió que sí.

Se consultó, además, si es posible que los costos se incrementen por deficiencias o fallas en el proceso productivo, a lo que el 68.75% de los encuestados respondió que sí, afirmando que algunos de los incidentes que puede ocasionar esta eventualidad son los cortes imprevistos de energía eléctrica; el 31.25% no estuvo de acuerdo, ya que contestaron que en el caso de existir eventualidades el impacto de estas en los costos es bajo.

 

 

 

 

PROPUESTA

Después de realizar el trabajo de campo, se pudo corroborar el gran interés de la empresa por conocer la realidad de sus costos y gastos, y determinar si estos son aplicados de manera óptima. Bajo esta realidad se diseña el siguiente programa y guía de auditoría de las cuentas de costos y gastos:

 

 

Programa de Auditoria

 

Empresa: Lácteos San Antonio C.A.            Ciudad:       Cuenca         

                                                                       Provincia:   Azuay           

 

Cuentas:             Costos, gastos e inventarios.         

Periodo:                           

                           

 

Objetivo General             

                                         

Diseñar un programa y guía de auditoría de las cuentas de costos y gastos para la empresa Lácteos San Antonio C.A, que permita el análisis de las actividades de producción e identificación de errores en los registros contables.          

                                         

 

Objetivos Específicos.   

                                         

·       Evaluar el estado actual de Lácteos San Antonio C.A. y los criterios que utiliza para registrar, acumular, distribuir y controlar los costos de producción.                                                   

·       Analizar los costos de producción para determinar el precio de venta de cada producto y los márgenes de rentabilidad esperados.                                                     

      

 

Cuestionario de Control Interno

Nro

Procedimientos

Respuesta

Debilidades

Controles

1

Revisar si la planificación de la producción recibe la proyección de ventas entregada por el área comercial.

 

 

 

2

Verificar si la programación de la producción considera factores como:

·       Estimación de la recepción de la leche diaria.

·       Disponibilidad del personal.

·       Capacidades, etc.

 

 

 

3

Verificar que las órdenes de producción se elaboren después de la planificación de la producción.

 

 

 

4

 Verificar que las órdenes de producción contengan:

·       Código de producto a elaborar.

·       Lista de materiales.

·       Hoja de ruta.

 

 

 

5

Verificar que las órdenes de producción estén liberadas.

 

 

 

6

Verificar que se hayan realizado las reservas de materiales.

 

 

 

7

Verificar la existencia de materiales:

·       Verificar stock en el sistema.

·       Verificar de forma manual los materiales indirectos.

·       Si no existe stock, re planificar la orden de producción.

 

 

 

8

Verificar que logística entregue y traslade los materiales reservados al almacén de producción de manera oportuna.

 

 

 

 

9

Verificar que la mano de obra se encuentre asignada conforme la orden de compra, y se pueda identificar entre directa e indirecta.

 

 

 

 

10

Verificar el tiempo de producción planificado en la orden de producción con el tiempo real de la misma, según los registros.

 

 

 

 

11

Verificar la devolución de productos no utilizados en la producción hacia la bodega de insumos.

 

 

 

12

Verificar él cuadre de la producción terminada con la orden con base en:

·       Productos entregados a bodega.

·       Entregados para pruebas de producción.

·       Productos abollados.

·       Productos enviados para muestras al laboratorio.

·       Productos entregados a calidad para pruebas.

 

 

 

13

Verificar liberación de productos a bodega para control de calidad.

 

 

 

 

14

Verificar el cumplimiento de la cuarentena de los productos por calidad y su respectiva liberación cuando esta concluya para ser puestos como productos de libre utilización.

 

 

 

 

 

Cuestionario de Control Interno – Medición de Riesgo

 

Nro

Procedimientos

Respuesta

Riesgos identificados

Controles identificados

1

Sus procesos cuentan con políticas y procedimientos documentados y divulgados.

 

 

 

 

2

Cuáles son los procesos existentes, incluyendo diagramas o procedimientos que se haya creado.

 

 

 

 

3

Existe un responsable que revisa y aprueba los procedimientos

 

 

 

 

4

De qué manera se asegura que los funcionarios del proceso conocen las políticas y los procedimientos

 

 

 

 

5

El sistema informático de la empresa permite tener el control del proceso de producción a través de este.

 

 

 

 

6

Quién es el responsable y con qué frecuencia se realiza la depuración de usuarios a los módulos y sistemas que intervienen en el proceso de Producción.

 

 

 

 

7

La planeación de la producción se documenta y se registra en el sistema de información.

 

 

 

 

8

Otras áreas de la compañía se involucran en la planificación de la producción.

 

 

 

 

9

Se efectúa de forma periódica el seguimiento de la planificación vs. la ejecución de la producción.

 

 

 

 

10

De qué manera se cargan las fórmulas de producción en los sistemas de información.

 

 

 

 

11

Se realizan validaciones y de que clase antes de salir de la etapa de producción.

 

 

 

 

12

De qué manera se aseguran que no se ejecuten modificaciones a las fórmulas.

 

 

 

 

13

Cómo se aseguran que las órdenes de producción estén alineadas a un plan de producción.

 

 

 

 

14

De qué manera se aseguran de contar con los materiales necesarios para ejecutar la orden de producción.

 

 

 

 

15

En qué momento se realiza el cierre de la orden de producción para asegurar que al lote producido no se le realicen más imputaciones no procedentes.

 

 

 

 

16

Cómo determinan el costo estándar y quién es el responsable.

 

 

 

 

17

Se revisa de manera periódica el costo estándar y se ajusta de ser necesario.

 

 

 

 

18

Se llevan a cabo controles en el sistema que garantice que el costo estándar no sea modificado por personal no autorizado.

 

 

 

 

19

Se realiza análisis de desviaciones respecto del costo real vs. el costo estándar.

 

 

 

 

20

Cómo se verifica las medidas de las materias primas para garantizar que sean adecuadas.

 

 

 

 

21

De qué manera se garantiza que los equipos utilizados en la producción estén calibrados adecuadamente.

 

 

 

 

22

Los costos asociados a la mano de obra de qué forma son asignados a la producción.

 

 

 

 

23

De qué manera se asignan los costos indirectos de fabricación a la producción.

 

 

 

 

24

Se ejecutan controles para validar los costos asociados a una orden de producción.

 

 

 

 

25

Qué proceso se ejecuta para asegurar que todos los costos correspondientes a la orden de producción se asociaron de forma correcta.

 

 

 

 

26

Qué proceso se lleva a cabo para definir las mermas y los desperdicios de la producción.

 

 

 

 

27

Quién realiza, revisa y aprueba el indicador de mermas y desperdicios.

 

 

 

 

28

Se efectúan controles que determinen la calidad de los productos.

 

 

 

 

29

Existe un repositorio que contenga los resultados de las mediciones de calidad.

 

 

 

 

30

Cuál es el proceso que se ejecuta para determinar las muestras de producción a ser enviadas a calidad.

 

 

 

 

31

De qué manera se asegura la empresa que se cumplan las normas de bioseguridad, así como también, seguridad del personal, y protección de materias primas y proceso productivo.

 

 

 

 

32

De qué manera se aseguran el cumplimiento con los requerimientos sanitarios según la normatividad vigente.

 

 

 

 

33

Se analizan indicadores de gestión del área de Producción, cuáles son los principales y quien los mide.

 

 

 

 

 

Ponderación usada:

o   10 cumple

o   5 cumple parcialmente

o   0 no cumple

 

Análisis de Resultados

 

 

 

 

Procedimiento de Auditoría de Costos y Gastos

Nro

Procedimientos

Realizado por

Horas proyectadas

Horas ejecutadas

1

Revisión de las políticas contables que utiliza la empresa para el manejo de sus inventarios y su proceso productivo.

             

 

 

 

2

Evaluar el proceso de adquisición de materias primas. 

·       Identificar la necesidad de compra de materias primas, otros bienes o servicios.

·       Evaluación del proveedor.

·       Calidad del producto

·       Precio

·       Descuentos

·       Cotizaciones

·       Almacenamiento, verificación y seguimiento, mejora continua.

 

 

 

3

Evaluación de los procesos relacionados con materias primas e insumos.            

·       Sistema de inventario

·       Método de valoración de inventarios

·       Consumos de inventario.

·       Registro en las cuentas contables

·       Valuación del inventario.

 

 

 

4

Inspección física de las bodegas de materiales, para determinar cumplimiento de su política, que tenga un manejo y control adecuado para el tipo de producto, identificar áreas críticas que ocasionen perdidas, analizar stock de productos y rotación, para evitar sobre stock y posibles desperdicios de producto por caducidad.

 

 

 

 

5

Evaluación de los procesos que realiza la empresa para registrar los movimientos de consumo que corresponden a costos y gastos, como son consumo de inventario correspondiente a MPD e insumos, Mano de obra, mantenimiento, suministros y materiales, servicios básicos, Transporte, entre otros.

 

 

 

 

6

Revisión de las rutas de producción de cada ítem de producción.

 

 

 

 

7

Revisar los gastos del personal generados por la empresa, relacionados con los sueldos y salarios, horas extras, beneficios sociales, etc. registrados en las cuentas contables (51101).

 

 

 

 

8

Revisar los gastos del personal generados por la empresa, relacionados con los sueldos y salarios, horas extras, beneficios sociales, etc. registrados en las cuentas contables (51101), y los criterios que utiliza la empresa para clasificar en mano de obra directa e indirecta que se acumulan en las cuentas 611 y que forman parte de los costos de sus productos.

Examinar si existen gastos de mano de obra por contratos de personal de forma eventual, debido al requerimiento específico en épocas distintas de año y su tratamiento contable.

 

 

 

 

9

Realizar una muestra de las órdenes de producción de varios productos, para determinar los conceptos de costeo empleados y la manera de distribuir o acumular los materiales, mano de obra o CIF al proceso.

 

 

 

 

10

Revisar el flujo de cuentas contables que usa la empresa en el ciclo de costos (611…001-015, entre otras que utilice de acuerdo a su plan de cuentas). Para esta revisión se debe realizar el seguimiento a una orden específica de producción y de esta manera verificar los consumos del inventario de materiales (11301) y la manera en la que estas se acumulan en las cuentas 611…001-003 (materiales directos) o 611….004 (materiales indirectos).

 

 

 

 

11

Comparar el saldo de las cuentas 611 con los reportes de consumos de materia primas que reporta el área de producción de la empresa, para comprobar que no existan diferencias. En caso de existir diferencias en esta actividad, recopilar información con los responsables de los procesos, que ayuden aclarando las mismas con una explicación lógica, analizando los principales conceptos como son: venta de materias primas, consumos propios, materiales indirectos o desperdicios.

 

 

 

12

Revisar como la empresa maneja los desperdicios generados en sus procesos de producción, en que cuentas contables se registran los mismos y si estos valores incurridos en los procesos llegan a formar parte de los costos de sus productos, o forman parte de sus gastos, y que tratamiento contable les dan a los mismos.

 

 

 

 

13

Evaluar si la empresa revisa en sus procesos productivos, si existen costos que se generen por los tiempos muertos o improductivos, y si existen verificar la forma de calcularlos y el registro contable que le da a los mismos (costo o gasto).

 

 

 

 

14

Identificar los materiales, mano de obra, servicios, entre otros, a los que la empresa los considera materiales indirectos y el criterio que utiliza la misma para clasificarlos de esa manera, la forma en la que estos se incorporan al proceso productivo, y se registran en la cuenta contable 61101…04 de materiales indirectos.

 

 

 

 

15

Con base en la información recolectada en los pasos anteriores, identificar los componentes más representativos en el proceso de costeo en la elaboración de los distintos productos.

 

 

 

16

Determinar qué base de costeo utiliza la empresa.

 

 

 

 

17

Determinar el método que utilizan para la asignación de los costos.

 

 

 

 

 

18

Determinar el método que utilizan para la acumulación de los costos.

 

 

 

19

Identificar la capacidad instalada y ocupada que la empresa mantiene.

 

 

 

 

20

Establecer el procedimiento que utilizan para programar la producción.

 

 

 

21

Evaluar el proceso que se desarrolla para acumular los costos por cada orden de producción

 

 

 

 

22

Con base al paso anterior, identificar cuál es su tratamiento contable y que componentes del costo se activan con el producto.

 

 

 

 

23

Determinar el proceso y las cuentas contables utilizadas para trasladar y acumular sus costos de producción en el inventario de productos en proceso y terminados 11304...001.

 

 

 

 

24

Establecer el proceso y cuentas contables usadas para trasladar del inventario de producto terminado al costo de venta.

 

 

 

 

25

Evaluar los procesos relacionados con producto terminado.          

·       Sistema de inventario

·       Método de valoración de inventarios

·       Consumos de Inventario.

·       Registro en las cuentas contables

·       Valuación del inventario

 

 

 

26

Inspección física de las bodegas de producto terminado, para determinar cumplimiento de su política, que tenga un manejo y control adecuado para el tipo de producto, identificar áreas críticas que ocasionen perdidas, analizar stock de productos y rotación, para evitar sobre stock y posibles desperdicios de producto por caducidad.

 

 

 

 

27

Analizar las bajas de inventario y manejo contable, identificar las áreas en donde existe mayor perdida por baja de producto.

 

 

 

 

28

Analizar las devoluciones de producto y tratamiento contable.

 

 

 

 

29

Analizar el precio promedio de venta con relación al costo de producción.

 

 

 

 

30

Analizar los gastos variables que incrementan el valor del producto, para su venta (transporte).

 

 

 

 

31

Revisar las cuentas de gastos de promoción y publicidad y analizar su impacto en las ventas y en los costos de producción.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CONCLUSIONES

El crecimiento de la economía, la demanda sostenible en el mercado, el surgimiento de las nuevas tendencias tecnológicas, la globalización, la competitividad, entre otros, han creado, a lo largo del tiempo, la necesidad de evaluar sus sistemas de control en las empresas, con la finalidad de conocer la efectividad de operaciones de una manera más integrada.

En este contexto, la Auditoría Financiera se ha convertido en una herramienta muy útil para el análisis sobre todo de los costos de producción, ya que facilita el estudio, verificación, comprobación y la justificación de todos los consumos, costos, productividad y su imputación a producto, ingresos y utilidades de la empresa, al analizar que los informes proporcionados por el modelo de costos utilizado son razonables, adecuados, reales y abarquen las necesidades de información de la gerencia y las dependencias de operación, para la toma de decisiones.

En este sentido, de acuerdo con la información obtenida de la empresa Lácteos San Antonio C.A, mejorar la productividad de la compañía y crecer en este mercado globalizado es su mayor interés, para ello consideran que la mejor manera de hacerlo es disminuyendo y optimizando sus costos.

A pesar de que la empresa aplica un sistema de costos para la elaboración de sus productos, están conscientes que no existe un seguimiento y análisis a dichos procesos, que permita identificar deficiencias y corregirlos de manera oportuna, para esta empresa los costos se han convertido en un punto crítico que requiere de un análisis especial, pues es en esta actividad en donde se concentran la mayor parte de su inversión.

Debido a la necesidad de esta empresa de conocer el manejo adecuado de sus costos y su correcta implementación, se propone un programa de auditoría que permita relacionar de manera lógica y ordenada los procedimientos de auditoría a ser empleados, así como su extensión y aplicación, con el objetivo de orientar de manera efectiva los pasos a seguir, de tal forma que el proceso a efectuar sea más sencillo.

El programa de auditoría propuesto documentará los procedimientos que se seguirán en esta auditoría, los responsables de ejecutar cada actividad y el tiempo en que se desarrollarán, realizando un análisis a los procesos de adquisición de materias primas, identificación de centros de costos, proceso de costeo, análisis de desperdicios, entre otros, con los que se espera llegar a constatar los criterios que utiliza la empresa para clasificar y acumular los costos en las distintas cuentas contables.

 

FINANCIAMIENTO

No monetario.

 

AGRADECIMIENTO

A la Universidad Católica de Cuenca; por motivar el desarrollo de la investigación.

 

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