La investigación tuvo por objetivo analizar el proceso de digitalización y ordenamiento del archivo histórico en el cantón Azogues. Se trabajó fundamentalmente en gestionar la sistematización de experiencias desarrolladas durante la aplicación del proyecto de digitalización y ordenamiento del archivo histórico, desarrollado por la facultad de Derecho de la Universidad Católica de Cuenca. A través de este proyecto se ha podido llevar un control interno administrativo de las operaciones registrales que se realizan, así como también, el tiempo de entrega de los documentos se ha reducido de manera considerable. Se llegó a determinar mediante el estudio estadístico la necesidad de llevar el control interno administrativamente de la operación registral.

Descriptores: Documentación; archivología; registro de archivos; derecho a la información; legislación sobre los archivos. (Palabras tomadas del Tesauro UNESCO).

ABSTRACT

The objective of the research was to analyze the process of digitization and ordering of the historical archive in the Azogues canton. The main work was to manage the systematization of experiences developed during the application of the digitization and ordering project of the historical archive, developed by the Faculty of Law of the Catholic University of Cuenca. Through this project, it has been possible to carry out an internal administrative control of the registry operations that are carried out, as well as the delivery time of the documents has been reduced considerably. The need to carry out administrative control of the registry operation was determined through the statistical study.

Descriptors: Documentation; archive Science; archive records; right to information; archive legislation. (Words taken from the UNESCO Thesaurus).

INTRODUCCIÓN

En el gobierno interino de Clemente Yerovi Indaburu se promulga la primera “Ley de Registro”, mediante Registro Oficial Nro. 150 de fecha 28 de octubre de 1966, si bien es cierto ha sufrido varias reformas, sin embargo, está vigente en la actualidad, formando parte del problema y resultando necesario hacer un reajuste para garantizar la seguridad jurídica de los sujetos y objetos del derecho.

Los Registradores de la Propiedad de acuerdo a lo que establecía el Reglamento de Carrera Judicial debían ser nombrados, posesionados y remunerados a través de la Función Judicial, así lo establecía la Constitución Política de 1998, ya que eran considerados como servidores judiciales. (Resolución de la Corte Suprema de Justicia 000, 1990).

La Constitución de la República del Ecuador, 2008 en su artículo 265 establece: “El sistema público de registro de la propiedad será administrado de manera concurrente entre el Ejecutivo y las municipalidades”. (Constitución de la República del Ecuador, 2008). El Articulo 242 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización manifiesta respecto del ejercicio de la competencia de registro de la propiedad:

La administración de los registros de la propiedad de cada cantón corresponde a los gobiernos autónomos descentralizados municipales. El sistema público nacional de registro de la propiedad corresponde al gobierno central, y su administración se ejercerá de manera concurrente con los gobiernos autónomos descentralizados municipales de acuerdo con lo que disponga la ley que organice este registro. Los parámetros y tarifas de los servicios se fijarán por parte de los respectivos gobiernos municipales. (Registro Oficial Suplemento 303 de 19-oct-2010).

A partir del año 2008, la situación de los Registros de la Propiedad a nivel nacional sufrió modificaciones, con la nueva Constitución se determina que la administración está a cargo de los municipios, tomado más fuerza en el año 2010 con el Registro Oficial Suplemento 303 del 19 de octubre, que entra en vigencia el COOTAD. Una de las formas de dar seguridad jurídica individual y social es a través de la inscripción de los bienes en el Registro de la Propiedad de los derechos que derivan de actos jurídicos, que de acuerdo a lo establecido en la ley deben inscribirse para luego darlos a conocer por medio de publicidad registral a los intervinientes en el acto, para garantizar la certidumbre y seguridad de los actos, documentos e instrumentos que se deben registrar.

El Registro de la Propiedad responde a un interés público por las consecuencias jurídicas que genera. Es por ello, se crea la necesidad de digitalizar la información, con la finalidad de resguardar el patrimonio y garantizar la certeza y seguridad jurídica de la propiedad. A partir de diciembre de 2017 se inició digitalización, organización y recuperación del archivo histórico del sistema registral, utilizando un sistema seguro con el propósito de beneficiar los derechos que le asisten a los usuarios sobre sus bienes.

La tan necesaria publicidad de los derechos reales, se logra a través de la inscripción de los mismos en registros públicos a los que puedan tener acceso las personas interesadas en conocer su existencia y pertenencia. El registro de la propiedad tiene por objeto la inscripción o anotación de los actos o contratos relativos al dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles.

Es indiscutible la importancia que ha adquirido el Registro de la Propiedad en la actualidad, pues es el encargado de garantizar los bienes de las personas, se puede ratificar que el Registro constituye un instrumento elemental en el desarrollo social, el elemento esencial del Registro de Propiedad en cuanto a los bienes raíces a más de dar publicidad garantiza la legitimidad de los actos, instrumentos, documentos que en él se inscriben, por lo que, nos permite estar al tanto, de quién es el propietario del terreno, así como si consta de gravámenes.

La doctrina establece que el derecho registral tiene como fin principal la regulación de las inscripciones, los actos jurídicos, la publicidad de los derechos que son legitimados en los libros propios de su actividad, entre ellos tenemos:

- Libros de registro de Propiedad

- Libros de registro de Hipotecas

- Libros de registro de Prohibiciones

- Libros de registro de Embargos

- Libros de registro de Demandas

- Libros de registro de Sentencias

- Libros de registro de Compras

- Libros de registro de Ventas

- Libros de registros Mercantiles

A través de estos libros de registro se garantiza la protección jurídica de los actos, instrumentos y documentos inscritos, además se resulta más eficiente las relaciones jurídicas, puesto que en ellos se encuentra información importante como la identificación de las personas intervinientes, el tipo de bienes ya sean muebles o inmuebles, los antecedentes, la situación jurídica actual de los bienes, entre otros bienes muebles e inmuebles. De ese modo, se cumple con la premisa de derecho registral expresada por (Castro Pizarro, Masache Romero & Durán Ocampo, 2019).

Uno de los factores que inciden en la imagen institucional de los servicios del Registro de la Propiedad del cantón Azogues, es la falta de digitalización de la información para dar agilidad a los trámites vinculados estrechamente con la gestión eminentemente documental que tiene a su cargo. Generalmente en la demanda para atender a los usuarios, está implícito el ingreso o salida de documentos a los cuales debe dárseles atención y tratamiento adecuados, siendo esta situación, en detrimento con la efectividad del gobierno en línea (Serrano de Barrios, 2019).

Desde el año de 1870 existen registros de los bienes que requieren ser digitalizados, por cuanto los procesos de inscripción y seguimiento son aún manuales, lo que provoca incremento del tiempo de atención en el trámite, incluso puede generar errores en la consignación de la información. Para evitar este tipo de inconvenientes el Registro de la Propiedad del cantón Azogues en conjunto con la facultad de Derecho de la Universidad Católica de Cuenca sede Azogues, se detectó la necesidad de organizar, digitalizar y recuperar el archivo histórico de esta institución, con la finalidad de realizar un proyecto de vinculación que beneficie a toda la colectividad azogueña, para que sus trámites se puedan realizar en esta dependencia con celeridad.

La implementación de este proyecto cumple con ser un modelo de gestión para que el procedimiento sea preciso que se apliquen en el desarrollo diario de las actividades realizadas por el personal que labora en el Registro de la Propiedad incorporado al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Azogues, hará posible un cambio sustancial en la calidad de resultados, la satisfacción de los usuarios y consecuentemente el mejoramiento de la imagen institucional. En función de lo expresado, la investigación tuvo por objetivo analizar el proceso de digitalización y ordenamiento del archivo histórico en el cantón Azogues.

MÉTODO

Se trabajó fundamentalmente en gestionar la sistematización de experiencias desarrolladas durante la aplicación del proyecto de digitalización y ordenamiento del archivo histórico en el cantón Azogues, desarrollado por la facultad de Derecho de la Universidad Católica de Cuenca, durante el período 2017-2019, mediante el cual se realizó una intervención inicial con la finalidad de promover cambios sustanciales en la optimización de los servicios prestados por el archivo histórico, en este sentido:

La sistematización se basa en la reflexión sobre las experiencias con el propósito de ordenarlas, comprenderlas, extraer sus enseñanzas y comunicarlas en nuestros entornos comunitarios, basándose en la construcción conjunta de conocimientos prácticos, haciendo de éste un producto de carácter social (Aguiar, 2012).

Procediéndose a generar la recopilación de información documental, organización de materiales, aplicación de digitalización, desde donde se tomó nota mediante bitácora de registro anecdótico con la finalidad de propiciar la sistematización de experiencias, aunado al apoyo de una investigación de tipo descriptiva con diseño bibliográfico (Hernández, Fernández & Baptista, 2014), gestionándose una relación sujeto – objeto de investigación (Aldana Zavala, 2019).

La población de investigación estuvo conformada por la bibliografía relacionada al tema, así como documentos del archivo histórico, los cuales fueron digitalizados, registrados estadísticamente, teniéndose para tal fin, hoja de anotación que permitió medir frecuencias de uso durante un período determinado de tiempo, así se estableció un patrón de datos que permitió visualizar la importancia de contar con la automatización de los servicios que se prestan en la institución, de ese modo, se procedió a establecer una relación entre las experiencias e información recopilada.

RESULTADOS

Se presentan evidencias del arqueo realizado con la finalidad de registrar acciones de intervención durante la realización del proyecto de organización, digitalización y recuperación de documentos con la finalidad de promover la progresiva modernización del registro público, en función de cumplir con estándares nacionales e internacionales referidos a la preservación de documentación.

Figura 1. Modificación de inscripción. Fuente: Investigadores, 2019.

Se proyecta la aplicación sobre modificación de inscripciones por meses: En el mes de abril de 2018 se realizaron 1350 modificaciones de inscripciones, seguido por 1047 en el mes de mayo, resultando un total de 5252 inscripciones entre el mes de diciembre de 2017 y julio de 2019.

Figura 2. Modificación de ficha registral. Fuente: Investigadores, 2019.

Respecto a modificación de fichas registrales se puede observar que en el mes de mayo del año 2018 se registraron 129 fichas representando el 37%, seguido del mes de febrero del mismo año con 58 fichas que representan el 17%, el mes de julio resulta el que menos fichas se han registrado siendo 3 modificaciones que representan el 1%.

Organización, digitalización y recuperación del archivo histórico del Registro de la Propiedad del cantón Azogues

Es necesario considerar que únicamente desde que entró en vigencia la Constitución de la República del Ecuador, aprobada mediante Referendo en el 2008, el Registro de la Propiedad se incorpora a los Gobiernos Seccionales Cantonales y forma parte de las entidades del Sector Público. A través de este proyecto se impulsa la brevedad de los trámites que se realizan en el Registro de la Propiedad, propiciando el mejoramiento de la calidad en la atención, con la exclusiva finalidad de ofrecer servicios de calidad a la comunidad.

En el Registro Oficial Órgano de la República del Ecuador en la Edición Especial N° 206 del miércoles 03 de enero de 2018, se expide la Ordenanza que regula el Funcionamiento del Registro de la Propiedad del Cantón Azogues, dentro de la cual en su artículo 3 trata sobre el objeto que es el traslado del Registro de la Propiedad al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Azogues, así como también todo lo relacionado a su estructura y funcionamiento.

Para cumplir con este proyecto se ha realizado un estudio de las legislaciones válidas actualmente relacionadas con la gestión documental, entre las cuales constan: la Constitución de la República del Ecuador 2008, Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, Ley del Registro de la Propiedad, Ley Notarial y la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, además, se han encontrado distintos puntos de vista e incluso dispares: por un lado, la digitalización es certificada como una forma de eliminar los documentos en papel; por otra parte, se considera como la mejor forma de resguardar los documentos originales en papel, utilizando sus copias electrónicas.

En la actualidad el Registro de la Propiedad del cantón Azogues, ha realizado la digitalización de varios archivos con la participación de docentes y estudiantes con la finalidad de contar con archivos sistematizados, considerada como una necesidad de la ciudadanía en general, para brindar un mejor servicio a sus usuarios. Es entonces que, a partir del año 2017, se comienza este proyecto entrando a una etapa de innovación, por cuanto, en dicha institución no se realizaban cambios y se seguía trabajando con el sistema de muchos años como lo era el uso de los libros físicos en los cuales los servidores, realizaban sus inscripciones de una forma manual.

Lo que se ha pretendido en el Registro de la Propiedad del cantón Azogues, es que todo tramite sea debidamente autenticado, cabe mencionarse que anteriormente los títulos inscribibles únicamente eran razonados, no obstante, hoy en día al usuario se le extiende el contenido íntegro de la inscripción, lo cual redunda en mayor certeza y facilita su revisión.

Además de su fácil acceso a las inscripciones, las mismas no pueden ser alteradas, deterioradas e incluso sustraídas, como ha sucedido con los libros físicos. El aporte que realizan los estudiantes de la facultad de Derecho es de gran trascendencia, puesto que la ciudadanía en general va a contar con un sistema rápido y eficaz, que permita celeridad en los procesos, así como tramites gestionados por los interesados, sobre todo el estudiante, se va vinculando de manera directa con diversas áreas de estudio del Derecho.

Con la finalidad de cumplir lo establecido en el artículo 15 de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, la administración de registros deben ser digitalizados, con esto las operaciones registrales se han actualizado a través del avance de la tecnología, vale la pena recalcar que la conservación de los libros es esencial en este proyecto puesto que forma parte del patrimonio histórico de la ciudad, la información que consta en los mismo está siendo trasladada a sistemas digitalizados para ser conservados en los discos duros o cualquier otro sistema técnico, siendo necesaria la utilización de un escáner.

Los estudiantes participantes en el proyecto tienen que realizar el proceso de revisión de los libros y consolidar la información, con la finalidad de dar un servicio más rápido y oportuno. Las ventajas que se han encontrado en este proyecto son las siguientes:

- Creación de una base de datos en la que se conserva la información.

- Seguridad Jurídica por cuanto se realiza control de calidad.

- Fácil acceso a la información y celeridad por parte del registro para otorgar certificados.

- Manejo de un sistema informático que cuenta con información actualizada.

- Mejoramiento en el servicio a los usuarios.

Por lo expuesto anteriormente el artículo 25 de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, establece:

Para efectos de la sistematización e interconexión del registro de datos y sin perjuicio de la obligación de mantener la información en soporte físico como determinan las diferentes normas de registro, los distintos registros deberán transferir la información a formato digitalizado. La Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos definirá el sistema informático para el manejo y administración de registros y bases de datos, el cual regirá en todos los registros del país.

Por lo tanto es mandato generar la digitalización de los datos que se encuentran en los registros públicos, aunado que esto favorece a una mejor prestación de servicios al público, así como se protege en el tiempo la documentación, aunado que favorece la tendencia de gobierno electrónico hacia una gobernanza que posibilita la efectividad de contar con información fidedigna en función de promover el marco jurídico vigente (Perozo Martín & Chirinos Martínez, 2019).

CONCLUSIONES

El proyecto de digitalización se ha venido realizando con la finalidad de conservar el archivo registral a largo plazo, esto ha generado como resultado que exista mayor celeridad en los trámites que se realizan en esta institución, el hecho de disponer de los documentos y libros del registro, facilita el trabajo para el acceso a la documentación, como a la conservación del acervo histórico.

La digitalización de procedimientos registrales en el Registro de la Propiedad en el cantón Azogues, tiene trascendencia desde diversos ámbitos como el jurídico – social, porque a través del sistema de digitalización y ordenamiento establecido, se continúa brindando seguridad jurídica en las operaciones registrales, destacándose el beneficio que reciben las personas mediante la realización de trámites que deben ser inscritos en el Registro de la Propiedad. Con este proceso se ha beneficiado también a las personas que laboran en las diferentes dependencias del Registro.

A través de este proyecto se ha podido llevar un control interno administrativo de las operaciones registrales que se realizan, así como también, el tiempo de entrega de los documentos se ha reducido de manera considerable. Se llegó a determinar mediante el estudio estadístico la necesidad de llevar el control interno administrativamente de la operación registral.

FINANCIAMIENTO

No monetario.

AGRADECIMIENTO

Al Registro de la Propiedad del Cantón Azogues por permitirnos realizar la investigación; y a la Universidad Católica de Cuencas por incentivar el desarrollo de proyectos que permitan servir a la colectividad.

REFERENCIAS

Aldana Zavala, J. J. (2019). La competencia epistemológica en el investigador social universitario venezolano. [Epistemological competence in the Venezuelan university social researcher]. Praxis, 15(1), 103-115. https://doi.org/10.21676/23897856.3091

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Castro Pizarro, J, Masache Romero, C, & Durán Ocampo, A. (2019). La aplicación del Derecho Público en el Ecuador. [The application of Public Law in Ecuador]. Revista Universidad y Sociedad, 11(4), 350-360. Recuperado de https://n9.cl/zu1u

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